湖北民族大学研究生招生录取、学籍学历及档案管理工作方案

研究生教育是国家高等教育的重要组成部分，是选拔高层次专门人才和拔尖创新人才的重要途径。而研究生招生录取、学籍学历及档案管理工作是高校教育管理工作的重要组成部分，是体现教育公平性，落实“立德树人”根本任务的主要方面，是关系到研究生成长成才等切身利益的大事。根据教育部办公厅及湖北省教育厅相关文件的要求，为进一步做好我校研究生招生录取、学籍学历及档案管理工作，特制定本方案。

一、指导思想

以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，全面贯彻执行党的教育方针，落实立德树人根本任务，严格执行《中华人民共和国教育法》《中华人民共和国高等教育法》等法律法规，认真落实普通高校招生录取、学籍学历管理及学生档案管理工作规章制度，健全和完善体质机制。强化责任，严格管理，狠抓落实，牢牢守住教育公平的底线。

二、组织领导

学校成立招生录取、学籍学历及学生档案管理工作领导小组，由校长担任组长，分管研究生工作、档案工作的校领导担任副组长，研究生处、档案馆、纪委等单位负责人、各培养单位院长为成员。领导小组负责全校研究生招生录取、学籍学历管理及学生档案管理工作的组织领导，负责统一安排、组织协调并向上级有关部门报告工作。领导小组下设办公室、招生工作小组、学籍学历管理工作小组和档案管理工作小组。办公室设在研究生处，负责学校研究生招生录取、学籍学历及研究生档案管理工作的计划安排、组织实施、监督检查、信息报送等工作。

三、工作实施过程

（一）招生录取工作

由研究生处负责实施，负责人：汪兴平、谭德宇、各培养单位院长。

1.成立审查专班，考试报名环节严格审核考生身份由研究生处负责实施，组建考生报名资格审核工作专班，审核人员须政治过硬、业务熟悉，实行审核人员回避制度。

资格审核时严格执行教育部和省教育考试院有关硕士研究生考试报名工作的规定，在网上确认阶段，对照考生报名条件和规范程序严格审查对考生的居民身份证、学生证、学历学位证书、学历学籍核验结果等进行严格审查核验，运用学信网“人脸识别”“人证识别”等技术，通过综合比对 “学籍学历库”“人口信息库”“考生考试诚信档案库”等措施，对考生身份的审查核验，严防前置学历造假和“替考”。（责任人：申莉、杨斌、向绍蓉）

2.运用科技手段，考试期间严查替考和高科技舞弊。

研究生入学考试分为初试和复试两个阶段。初试为全国统一考试，我校为初试考点。考前，成立由校长任组长、分管校领导为副组长、各研究生培养单位行政负责人、相关部门负责人为成员的考点工作领导小组，负责考试的组织实施。考生入场前，通过查验准考证和身份证，并利用身份证验证系统，逐一比对身份信息，核对无误且经过金属探测器安检后才允许考生入场，严防“替考”。考试期间，整个考试大楼手机信号全屏蔽，州无线电管理处设置专用设备监听异常信号，严防手机舞弊。

复试阶段学校根据省招生委员会要求，制定详细的复试录取方案，规范复试工作流程。现场复试的，比对考生本人，核查居民身份证、学生证、学历学位证书、学历学籍核验结果等；远程复试的，利用学信网复试平台，运用“人脸识别”“人证识别”等技术，综合比对 “学籍学历库”“人口信息库”“考生考试诚信档案库”，确保考生本人参考。（责任人：韩阳、申莉、杨斌、向绍蓉）

3.建立招生录取信息公开制度、规范录取通知书寄送。按照省教育考试院要求，研究生招生录取信息及时在官网公布。包括复试录取方案、各专业复试线、复试名单及初试分数、复试成绩和拟录取名单等，对拟录取名单，经培养单位公示后由研究生处汇总，在研究生处网站公示不少于10个工作日，最终名单无异议后向省招办报送。

录取通知书通过邮政统一寄送考生本人，邮寄单号通过微信告知考生，考生即时查询投寄状态。考生签收后，签收回单留存研究生处备查。（责任人：申莉、各培养单位分管研究生工作领导、杨斌）

（二）新生入学报到资格审查工作

由研究生处负责组织实施，负责人：汪兴平、谭德宇、各培养单位院长。

1.研究生处成立新生入学资格复查工作专班，严格按照要求开展新生入学报到资格审查工作，明确任务到岗，责任到人。（责任人：申莉、杨斌、陈静）

2.在新生入学报到当天研究生处专人负责对录取通知书，定向委培协议，身份证、毕业证及学位证原件进行核查，并收取复印件标注姓名、学院、专业后存档。

各培养单位组织研究生本人填写《湖北民族大学研究生入学登记表》，收取新生纸质档案并与录取数据进行比对、核验，对没有上交纸质档案的新生，列出姓名、考生号、班级及原因，并明确告诉研究生，没有档案的不良后果，要求其补交档案，并将档案核查情况由学院领导签字审核后报研究生处备案留档。（责任人：杨斌，各培养单位辅导员）

3.研究生处组织新生进行信息采集，并与其身份证照片进行人像对比，对人脸识别后存疑对象进行复查处理，并做好过程的留痕管理。（责任人：陈静）

4.研究生处结合各培养单位的审查书面材料形成审查结论报告，报学校领导审核签字后上报教育厅。（责任人：申莉、陈静）

5.对审查发现研究生弄虚作假，或者由其他违反国家招生考生规定情形的，根据有关规定，取消其入学资格。（责任人：申莉、杨斌）

（三）新生入学后复查工作

由研究生处负责组织实施，责任人：汪兴平、谭德宇、各培养单位院长。

1.新生入学后复查在10月中下旬由研究生处负责组织实施。各培养单位按照《湖北民族大学研究生学籍管理办法》第二章第七条对新生报名资格、录取手续、身体健康状况等进行复核，并形成书面材料，书面材料由复查人员签字后报分管领导审核签字并交研究生处。研究生处对录取手续及程序、录取资格等进行复查。（责任人：陈静、各培养单位分管研究生领导）

2.研究生处结合各培养单位复核书面材料形成复核结论报告，报学校领导审核签字后上报教育厅。（责任人：申莉、陈静）

3.对于查证属实的通过弄虚作假、徇私舞弊等方式冒名顶替入学以及其他违规录取的新生，各培养单位要及时据实报研究生处，研究生处通过规定程序，确定为复查不合格并取消其学籍；情节严重者，将移交有关部门调查处理。（责任人：申莉、陈静）

（四）新生学籍电子注册工作及在校生学籍信息管理

由研究生处负责组织实施，负责人：汪兴平、谭德宇、各培养单位院长。

1.新生学籍电子注册工作

（1）在完成新生入学资格审查后，研究生处根据上级主管部门要求，按照《湖北民族大学研究生学籍管理办法》审定新生学籍注册名单，以录取数据为基础，由学生管理办公室专人负责，及时登录学信网完成新生学籍电子注册，确保新生学籍电子注册完整、真实、准确。同时在研究生信息管理系统同步完成学校自身的电子学籍信息库，方便日常教育教学工作的开展。（责任人：申莉、陈静）

（2）新生学籍电子注册完成后，研究生处负责组织各培养单位，督促、指导所有新生及时登录学信网检查个人身份信息和学籍注册信息，对于发现的问题及时核实并纠正。（责任人：陈静、各培养单位辅导员）

（3）新生入学必须进行新生学籍电子注册，凡不按期注册且未办理暂缓注册手续的新生，视为放弃入学资格。（责任人：陈静）

2.在校生学籍管理

（1）研究生每学年第一学期报到时按照相关要求在规定的注册时间内缴纳该学年的学费，方可取得注册资格。未按学校规定缴纳学费或者有其他不符合注册条件的不予注册，因不可抗力等正当事由不能如期注册者，应向所在培养单位办理暂缓注册手续。超过学校规定期限未注册且未履行暂缓注册手续的，视为放弃学籍，按退学处理。各培养单位对已注册的研究生统一登记造册，并在其研究生证中“注册记录”页上作相应记载；未注册者，须报研究生处备案。（责任人：各培养单位辅导员）

（2）家庭经济困难的研究生，可持相关证明材料办理缓交学费申请，暂缓注册，待缴清学费后再注册。（责任人：各培养单位辅导员、陈静）

（3）学年电子注册的内容包括：学籍状态（注册学籍、保留学籍、暂缓注册）；学籍注销（退学、死亡、开除学籍、取消学籍）；学籍异动（跳级、留级、降级、转专业、休学、复学、转学出、转学入）；学籍记载（毕业证明书、肄业证书、学习证明）。（责任人：申莉、陈静）

（五）学历证书及学历证书电子注册管理

由研究生处负责组织实施，负责人：汪兴平、谭德宇、各培养单位院长。

1.核对个人信息。在学籍学历信息管理平台下载预计毕业生数据，组织毕业生登录学信网对照纸质文本核对个人相关信息，并签字确认，发现的问题和错误及时核实纠正。（责任人：申莉、陈静、各培养单位分管研究生工作领导、研究生辅导员）

2.正常毕业研究生管理。由各培养单位和研究生处分别对研究生学业情况和思想政治表现进行认定，达到毕业要求的，学校准予毕业。（责任人：申莉、各培养单位分管研究生工作领导、李伟、李奉权、陈静）

3.非正常毕业研究生管理。研究生在学校规定学习年限内，修完培养计划规定内容，但未达到学校毕业要求的，学校可以准予结业。对退学研究生，在校学习时间满一年的发给肄业证书，不满一年的由学校出具写实性学习证明。（责任人：申莉、陈静）

4.照片信息比对。对达到毕、结业标准研究生，在学籍学历信息管理平台将毕业照片、录取照片和居民身份证照片进行人像比对。比对通过的，将予以发放毕业证，进行学历电子注册；比对未通过的，不发放毕业证，不进行学历电子注册。（责任人：申莉、陈静）

5.发放毕业证。按照相关要求和标准印制毕业证书，组织专人核对信息、张贴照片、加盖公章，对照名册逐一发放，研究生签字领取。（责任人：申莉、陈静、各培养单位辅导员）

6.学历电子注册。对符合毕业条件且信息准确、照片比对通过的毕业生按要求进行学历注册，在注册时，做到学历注册信息与学历证书信息一致。学历信息一经注册，不得随意变更。注册信息确有错误的，须经省级教育行政部门审核确认后方可修改。（责任人：申莉、陈静）

7.毕业证明书开具。因毕业证遗失或损坏的，需经研究生本人书面申请，提供本人近期照片（纸质、电子版），核实学习过程和学历信息，进行人像比对无误后，出具与学信网上信息一致的“毕业证明书”，并按要求在学籍学历管理平台上进行标注。（责任人：申莉、陈静）

（六）研究生档案管理

由档案馆负责组织实施，负责人：汪兴平、王文兵、谭德宇、各培养单位院长。

1.档案馆负责监督、指导研究生档案管理； 接收各培养单位移交的研究生档案，对材料不齐、手续不全的档案退回移交单位处理完善后再接收；保管研究生档案，对档案实体安全和信息安全负责；提供档案查（借）阅服务；根据规范要求，负责转递研究生档案。（责任人：王文兵）

2.研究生处负责督促各培养单位组织新生填写《湖北民族大学研究生入学登记表》；督促各培养单位组织研究生填写在校学习期间需要填写的各类鉴定表、登记表；督促检查各培养单位研究生档案管理工作。（责任人：申莉、陈静、各培养单位辅导员）

3.各培养单位负责接收、审查新生档案，将新生档案装入对应学生的档案袋，档案袋上标明学生姓名、学号、所在培养单位、专业名称，按学号顺序排列，制作档案移交单，3个月内将新生档案移交档案馆；安排专人整理研究生在校学习期间形成的必须归档的材料，并在材料形成1个月之内，归入研究生档案；根据档案转递规定及毕业生去向，制作毕业生档案转递信息登记表交档案馆。（责任人：各培养单位分管研究生工作领导、研究生辅导员）

4.研究生档案的查阅。（责任人：王文兵）

（1）查档单位按规定并持《湖北民族大学学生档案查阅申请书》到学校档案馆查档；

（2）查档时不得在档案上书写、不得进行手机拍摄；

（3）需要复印档案中有关内容的，由档案馆工作人员按规定提供复印服务。

5.研究生档案借阅。（责任人：王文兵）

档案原则上不予外借，若确需外借的，借档单位填写《湖北民族大学学生档案借阅申请书》，按规定及程序报批后，派2名中共党员持该申请书到档案馆借档。

6.研究生档案的转递。（责任人：王文兵）

（1）新生放弃或被取消入学资格的，其档案转回生源地档案管理部门。

（2）肄业、结业、开除学籍、退学、死亡学生的档案，原则上不予办理档案转递，由档案馆按相关规定保存。

（3）因特殊原因托管的研究生档案，学校免费保管两年，超过两年的，原则上转回其生源地档案管理部门。

（4）研究生档案的转递，按照国家相关规定执行，必要时派专人送取，原则上不得由学生自带。

7.研究生档案的补办。（责任人：王文兵）

档案遗失或材料缺损的，由研究生本人提交《湖北民族大学学生档案补办申请书》、所在培养单位出具的档案遗失或材料缺损证明，由学校档案馆协同学校相关职能部门进行补办。

四、工作要求

1.各部门要提高政治站位，高度重视。配强配齐管理人员，保证场地、设备、经费到位，定期组织业务培训，加强研究生学籍学历、招生录取以及档案管理信息化建设，不断提升相关工作人员的政策水平和业务能力。

2.领导小组定期或不定期对研究生学籍学历、招生录取以及档案管理相关政策落实情况、制度建设情况开展检查。对招生录取实施过程、研究生档案建设等关键环节加强监督。

3.学校对冒名顶替、弄虚作假、徇私舞弊、滥用权力、失职失责等情况，一经查实，依法依规依纪严肃追究有关人员和单位负责人的责任。

4.学校对研究生学籍学历、招生录取以及档案管理工作的信访举报线索，坚持发现一起、查处一起，实行“谁审核、谁签字、谁负责”的终身责任追究制。

本方案自发文之日起执行。