湖北民族大学基本建设项目档案管理实施细则

第一章 总 则

第一条为做好学校基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥基建档案资料在工程建设、生产管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《建设项目档案管理规范》等法律法规及行业标准，结合学校管理实际，制定本办法。

第二条基本建设项目档案资料是指学校基本建设工程项目在立项审批、勘察设计、工程招标、项目报建、工程施工、工程监理、竣工验收过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子等的历史记录。

第三条基本建设项目档案资料由基建与后勤管理处专人负责收集、整理并按时移交学校档案馆存档。

第二章 基建档案资料的归档范围和内容

第四条基本建设项目档案资料归档范围按照《建设项目档案管理规范》《湖北民族大学部门归档范围及保管期限》实施。

第五条归档范围包括学校的建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程（包括新建、改建、扩建、维修、装饰、水电等）中形成的档案资料。

第六条项目立项阶段，基建与后勤管理处及时收集、整理项目前期档案（红线图、水土保持方案、可行性论证报告、社会稳定风险评估资料、环境评价资料、灾害性评估资料、工程规划资料、用地规划资料、招投标资料、审计资料、相关合同、会议纪要、立项批复等）。

第七条项目勘察设计阶段，基建与后勤管理处及时收集、整理项目勘察设计档案（设计文件、设计图纸、图审资料、勘察资料等）。

第八条项目施工阶段，基建与后勤管理处及时收集、整理项目施工档案（建筑图、结构图、水电图、消防图、防汛图、施工资料、监理资料、跟踪审计资料、检测资料、合同资料等）。

第九条项目竣工验收阶段，基建与后勤管理处及时收集、整理项目竣工验收档案（乙方办理竣工项目验收后需移交甲方的相应档案、备案证、审计结算材料等）。

第十条基建与后勤管理处收集、整理的基建档案资料，应于次年年初移交，任何个人不得据为己有（必要时可留存复制件）。

第三章 基建档案资料的管理要求

第十一条学校在签订基建工程勘察、设计、施工、监理、检测及大型设备购置合同时，应设立专门条款，明确乙方提交相应文件材料归档的责任，并在合同中约定追究责任条款。

第十二条归档的基建档案资料，必须真实准确反映基建项目管理、建设全过程，与客观事实相吻合，确保归档文件材料的完整性，便于保管和利用。

第十三条归档的基建档案资料格式应统一，纸质优良，字迹清楚，图面整洁，图像清晰，耐久保存。

第十四条归档的基建档案资料不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

第十五条归档的基建档案资料一般应为原件，特殊情况归档复印件的，要注明缘由。

第十六条基建项目审计中形成的文件材料由基建与后勤管理处负责收集、整理，并向学校档案馆移交。

第十七条归档的竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。同时，竣工图的电子版也应一并归档。

第十八条为保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、使用、维修、加固改造过程中发生变更的，必须填写更改通知单或重新出图。

第十九条基建档案资料应在工程项目竣工验收三个月内，由基建与后勤管理处按项目向学校档案馆移交。归档时，双方应对归档的文件材料进行认真清点、核对，做到准确无误、齐全完整,并填写归档移交清单。

第二十条档案验收是基建项目竣工验收的必备条件之一。未经档案验收或者档案验收不合格的，原则不得进行或者通过基建项目竣工验收。

第四章 附 则

第二十一条基建档案资料的利用按照《湖北民族大学档案利用办法》审批流程进行查阅或借阅。