第一章  总  则

第一条 为规范审计档案管理工作，提高审计档案质量，充分发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《第2308号内部审计具体准则——审计档案工作》《湖北省内部审计条例》等有关法律法规，结合我校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称审计档案，是指学校审计处在审计实施过程中形成的，具有保存价值的原始记录。

第三条 本办法所称审计档案管理工作，是指审计处对审计材料进行收集、整理、保管、移交活动。

第四条 审计项目负责人应当对审计档案的质量负主要责任。审计档案材料应当真实、完整、有效、规范，并做到遵循档案材料的形成规律和特点，保持档案材料之间的有机联系，区别档案材料的重要程度，便于保管和利用。

第五条 审计档案管理工作在业务上接受上级主管部门和学校档案馆的指导和监督。审计处配备兼职档案管理人员负责审计档案管理工作。

第二章  审计档案的范围与排列要求

第六条 审计档案材料主要包括以下几类：

（一）立项类材料：审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等；

（二）证明类材料：审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等；

（三）结论类材料：审计报告、审计报告征求意见单、被审计对象的反馈意见等；

（四）备查类材料：审计项目回访单、被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。

第七条 审计档案卷内文件材料按结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件材料四个单元为序进行排列。

（一）结论类材料，按逆审计程序、结合其重要程度予以排列，主要包括审计报告、审计报告征求意见单、被审计对象的反馈意见等；

（二）证明类材料，按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列，主要包括审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等；

（三）立项类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列，审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等；

（四）备查类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列，审计项目回访单、被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。

第八条 审计档案卷内每组材料之间的排列要求：

（一）正件在前，附件在后；

（二）定稿在前，修改稿在后；

（三）批复在前，请示在后；

（四）批示在前，报告在后；

（五）重要文件在前，次要文件在后；

（六）汇总性文件在前，原始性文件在后。

第九条 财务审计类归档的文件材料：

（一）审计报告；

（二）审计报告征求意见单；

（三）被审计对象的反馈意见；

（四）审计承诺书；

（五）审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据；

（六）审计委托书；

（七）审计通知书；

（八）审计实施方案及其审前调查记录；

（九）审计项目回访单；

（十）被审计对象整改反馈意见；

（十一）其他资料。

第十条 工程审计类归档的文件材料：

（一）工程项目审核：工程造价咨询审核报告、工程造价咨询编制报告、工程项目送审审批表、工程项目送审资料清单、施工方送审承诺书、结算书、与审计项目相关来往函件、领导批示等与审计事项相关的材料等，电子扫描件资料一并留存。

施工图、竣工图、施工资料、监理资料、检测资料、合同资料等施工管理单位送审资料，审计处保留电子扫描件存档，原件由施工管理单位按照《湖北民族大学基本建设项目档案管理实施细则》归集存档。

（二）工程合同审签：经济合同审签表、附审核意见施工合同、中标通知书等与合同审签相关材料扫描件。

第十一条 综合审计类归档的文件材料：

（一）审计处机构设置、岗位职责、人事任免、人员聘任等文件；

（二）审计工作规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告等文件；

（三）审计工作会议或审计学术交流会议的主要文件；

（四）学校领导对审计工作的指示、讲话、批复及有关规定等文件；

（五）上级主管部门来文及公文处理相关资料；

（六）根据学校各部门的通知要求上报各种资料；

（七）其他与审计事项有关的资料。

第十二条 结合学校实际，审计处逐步建立和完善审计电子档案，确保审计电子档案的真实、完整、可用和安全，并按归档要求，向学校档案馆办理电子档案移交，审计处应当将已移交的审计电子档案在本部门至少保存5年，其中的涉密信息必须符合保密存储要求。

第十三条 审计电子档案应采取国家标准的存储格式，确保能长期有效读取，主要包括以下内容：

（一）用文字处理技术形成的文字型电子文件；

（二）用扫描仪、数码相机等设备获得的图像电子文件；

（三）用视频或多媒体设备获得的多媒体电子文件；

（四）用音频设备获得的声音电子文件；

（五）其他电子文件。

第十四条 审计电子档案的整理要求：

（一）按照档案的分类、时间、项目等进行有序排列；

（二）对电子档案进行编号、标注，确保可追溯性；

（三）对重要电子档案进行备份，确保数据安全。

第三章  档案收集、整理及归档

第十五条 学校审计人员在审计项目实施结束后，应当及时收集审计材料，按照学校档案馆档案整理要求，根据审计材料的保存价值和相互之间的关联度，以审计报告相关内容的需要为标准，对审计材料进行归类整理、编目、装订、组合成卷并按期归档。

第十六条 审计档案立卷应当遵循按性质分类、按单元排列、按项目立卷、谁主审、谁立卷的原则。按立卷的方法和规则进行组卷，经审计组长复核和审计处兼职档案员检查后，依照有关规定进行编目和装订。做到审结卷成、定期归档。不同审计项目不得合并立卷。跨年度的审计项目，在审计终结的年度立卷。

（一）审计档案页号应统一编写在每页材料正面的右下角，反面的左下角；

（二）卷内目录填写包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页次等内容，卷内目录放在卷首；

（三）备考表填写包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等内容，备考表放在卷尾；

（四）案卷封面书写包括审计项目名称、审计时间、审计组负责人、保管期限、密级等内容；

（五）审计案卷的装订应去掉金属物，采用胶装，案卷一般不超过300页或厚度不超过3厘米。

第四章  档案移交及利用

第十七条 审计处按照学校档案馆档案移交要求移交审计档案，由档案馆统一保管。

第十八条 审计档案的密级及其保密期限，按卷内文件的最高密级及其保密期限确定，由档案管理人员按有关规定作出标识并按照相关规定进行管理。

第十九条 未移交学校档案馆的审计材料仅供审计处内部使用，校内外其他单位需要查阅，须经审计处处长批准。移交学校档案馆的审计档案，执行《湖北民族大学馆藏档案利用办法》规定。

第五章   附  则

第二十条 其他单位或人员接受委托、聘用，承办或者参与工程审计项目，形成的审计档案材料应当交回审计处，并遵守本准则。

第二十一条 本办法由审计处、档案馆负责解释及修订。

第二十二条 本办法自发布之日起施行。国家法律，法规和有关政策另有规定的，从其规定。