第一条 为了适应学校工作需要，推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）的规定，结合我校的实际情况，制定本办法。
第二条 党政公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻上级的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 各二级单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。
第六条 党委办公室、校长办公室主管我校党政公文处理工作，并对学校各二级单位公文处理工作进行业务指导和督促检查。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，发布校内规章制度，任免人员。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。
（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，作为存档材料。
第八条 公文由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、报送部门、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，用6位阿拉伯数字标注在首页左上角。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文单位标志使用联合发文单位全称。
（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名，签发人一般为单位主要负责人。
（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。通过学校办公系统发布的公文可以不加盖印章。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。被转发的公文，不属于附件（被转发公文的发文单位标志、抄送单位、印发单位和印发日期等）不再标注。
（十六）报送部门。报送部门指除主送单位外需要知晓公文的上级部门，应使用全称或规范化简称。
（十七）抄送单位。除主送单位、报送部门外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应使用全称、规范化简称或者统称。
（十八）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
第九条 公文的具体版式按照《湖北民族大学公文版式》执行。
第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。一般每面排22行，每行排28个字，特定情况可以适当调整。
第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。不得越级行文。如遇重大事项、突发事件等特殊情况，必须越级请示和报告时，应当同时抄送被越过的上级部门。
（一）学校各二级单位向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学校党委、行政同意或者授权后，以学校名义上报。
（二）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（三）除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送请示、意见和报告类公文；不得将需要审批的公文以内部签报、白头信函等形式报送上级单位和上级单位负责人；不得以本单位负责人个人名义向上级部门报呈公文。
（四）请示事项涉及校内其他单位职权范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；未协商达成一致的，不得上报。
（一）党委办公室、校长办公室根据学校党委、行政授权，向二级单位行文。
（二）校内各职能部门可以在职权范围内就日常具体工作安排向各同级单位发布通知，但一般不得以本单位文件形式向二级单位发布指令性公文或者在公文中向二级单位提出指令性要求；如确因工作需要发布指令性公文或者在公文中向二级单位提出指令性要求，须报分管校领导批准。
（三）中共湖北民族大学纪律检查委员会按照工作职责可以向各二级单位行文。
（四）经学校党委、行政同意成立的领导小组、委员会等，可按照其工作职责向各二级单位行文。
（五）涉及多个单位职权范围内的事务，单位之间未协商一致的，不得向下行文。
（一）学校党委和行政，党委办公室和校长办公室必要时可以联合行文。
（二）属于职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送职能部门处理，二级单位可以以函的形式与校内同级单位商洽工作、询问和答复问题。如确需报学校领导审定，则由职能部门签署意见后由党委办公室或校长办公室呈送。
（三）对于校外单位征求学校意见的公文，应当按照对等原则以学校党委、行政或党委办公室、校长办公室函件形式回复。
学校内设机构除党委办公室、校长办公室外不得对外正式行文。如确有需要，可在规定的职权范围内，以部门函件形式与校外单位的有关部门商洽工作、询问和答复一般事务性问题。
第十七条 公文拟制包括公文的起草、审稿、审核、签发等程序。
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。
（八）单位负责人对草拟好的公文要认真审稿，对公文内容的真实性、准确性及可行性负责。
第十九条 公文文稿签发前，应当由党委办公室或校长办公室进行审核。审核的重点是：
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接。
（三）所提政策措施和办法是否切实可行，决定事项是否符合本单位的职权范围。
（四）涉及不同单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（五）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
需要学校党委、行政审议的重要公文文稿，审议前由党委办公室或校长办公室进行初核。
第二十条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，应与原起草单位协商或请其修改后重新报送。
第二十一条 公文应当经校领导审批签发。除重要公文由学校主要领导签发外，其它公文按分工负责的原则由分管校领导签发。
签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。
第二十三条 凡属于职能部门职权范围内的事务，需要学校发文的，应先由所在部门自行拟文，经办公室审核同意后，由分管校领导签发行文。
第二十四条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
（一）签收。学校党委办公室、校长办公室秘书科负责公文签收。
（二）登记。秘书科分类登记，同时对公文的主要信息和办理情况作详细记载。涉密公文按有关规定办理。
（三）初审。校内公文登记后，秘书科对需要办理的公文进行初审。初审的重点是：是否符合行文规则，内容是否符合党的方针、政策和国家法律、法规及其他有关规定，文种使用、公文格式是否规范。
各二级单位代表学校草拟的公文，必须由单位主要负责人在公文审批单上审核签字。
（四）批办。符合规定的公文，秘书科及时提交党委办公室、校长办公室负责人提出拟办意见；紧急公文，应当明确办理时限。对不符合要求的公文，经党委办公室、校长办公室负责人批准后，退回呈报单位并说明理由。
（五）传阅。秘书科及时将公文提交网上阅文系统，根据党委办公室、校长办公室负责人签署意见呈送校领导，并根据校领导批示意见送有关部门阅处。
涉密文件必须在办公室阅办，做到当天归还保密室，暂未阅完要存放在保密柜，不得带离办公室和擅自复制、抄录。
（六）催办。网上提交校领导批示或者交由有关部门办理的公文由秘书科负责催办，及时了解掌握公文的办理进展情况，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，督促承办单位按期办结。
（七）办结。公文的办理结果一般应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
（一）复核。党委办公室、校长办公室在公文正式印发前，应对已经校领导签批的公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；如有任何修改，应当报原签批校领导复审。
（二）登记。对复核后的公文，应及时办理发文登记，确定分送范围和印制份数等。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效，厉行勤俭节约，除涉密公文、上行公文和有专门规定或内容不宜上网的公文外，原则上均以电子公文方式向校内各单位直接发送，不再印发纸质公文。
（四）核发。公文制作完毕，应当对公文的文字、格式等进行检查后发布或印制。
第二十八条 公文办理完毕后，应按照档案法律法规以及学校档案管理规定，及时将公文的审签过程稿、定稿、正本和其他有存查价值的材料收集齐全、整理归档。
两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。
第二十九条 学校各二级单位应建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第三十条 校外来文和校内公文由秘书科统一管理。同时，加强保密室和保密阅文室管理，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第三十一条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者上级部门决定。
第三十二条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。
第三十三条 公文的撤销和废止，由发文单位或者上级部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十四条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十五条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十六条 对录有密级公文的计算机硬盘、光盘等应按同密级的公文管理。
第三十七条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案馆。
工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十八条 新设立的党政管理部门应当向党委办公室、校长办公室提出发文单位代字立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位代字，部门合并或者撤销时，相应进行调整。
第三十九条 学校党政公文含电子公文。电子公文与相同内容的纸质公文具有同等效力。
第四十条 外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。
第四十一条 本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。
